Thư Ký Tổng Giám Đốc - Tối Thiểu 5 Năm Kinh Nghiệm

Mô tả công việc

Hỗ trợ trực tiếp TGĐ và làm cầu nối giữa TGĐ với các Phòng ban khác để vận hành công việc theo chức năng và nhiệm vụ được phân bổ một cách hiệu quả, đúng định hướng và quy định của khối Khách sạn.

Nhiệm vụ 1: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ trình ký & lưu trữ chứng từ:

1.1. Thực hiện công tác soạn thảo và lưu trữ hồ sơ tài liệu theo yêu cầu của TGĐ

1.2. Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác đúng thủ tục & quy trình theo phân quyền phê duyệt;

1.3. Tiếp nhận & trình ký hồ sơ, hỗ trợ chuyển giao hồ sơ cho các Phòng ban theo đúng phân quyền.

1.4 Rà soát và kiểm tra hồ sơ trước khi trình ký.

Nhiệm vụ 2: Thực hiện và điều phối công tác đối nội & đối ngoại:

2.1. Đặt lịch họp nội bộ & thông báo và nhắc lịch những thành viên tham dự;

2.2. Đón khách và sắp xếp lịch họp với đối tác của TGĐ;

2.3. Truyền đạt ý kiến/chỉ đạo/ thông điệp/ quyết định của TGĐ đến các Phòng ban chuyên môn. Theo dõi, đôn đốc, hỗ trợ và cập nhật báo cáo kết quả theo hạn định đề ra;

2.4. Tham gia một số cuộc họp liên quan đến việc vận hành và hoạt động của BU khi có yêu cầu từ TGĐ;

2.5. Tổng hợp báo cáo của tiến độ công việc các phòng ban để kịp thời phối hợp, giải quyết & báo cáo lên TGĐ.

Nhiệm vụ 3: Thực hiện công việc hành chính:

3.1. Chuẩn bị biên bản họp, báo cáo,... theo yêu cầu;

3.2. Thực hiện các công việc liên quan đến nghĩa vụ & quyền lợi theo chính sách chung của Tập đoàn;

3.3. Nhắc lịch làm việc, lập & thông báo lịch làm việc/lịch công tác của TGĐ đến các Phòng ban liên quan.

Nhiệm vụ 4: Thực hiện các công việc khác theo ủy quyền, yêu cầu của cấp trên.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học trở lên chuyên nghành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc tương đương;

• Có kiến thức về công tác Hành chính, Quản lý và lưu trữ hồ sơ (ISO, 5S);

• Hiểu cơ cấu tổ chức, đinh hướng và chiến lược của công ty từng thời kỳ;

• Ưu tiên ứng viên có kến thức chung về lĩnh vực dịch vụ, Fnb, Khách hàng, Nhà hàng

• Ít nhất 05 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Hành chính/ Trợ lý/ Thư ký hoặc tương đương.

• Kỹ năng theo dõi và sắp sếp công việc theo thứ tự ưu tiên;

• Khả năng làm việc dưới áp lực cao và thích ứng nhanh với hoàn cảnh;

• Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;

• Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt;

• Khả năng trình bày, diễn thuyết tốt;

• Khả năng giao tiếp và đọc hiểu Tiếng Anh;

• Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...).

• Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp;

• Năng động, sáng tạo, nhạy bén, chủ động trong công việc;

• Khả năng quan sát và tổng hợp thông tin;

• Đảm bảo tính chính trực, khách quan và bảo mật trong công việc;

• Ngoại hình ưa nhìn.