Phó Phòng Hành Chính

Mô tả công việc

1. Quản trị hành chính văn phòng
- Tổ chức và giám sát công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định.
- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục, nước uống, trang thiết bị, tài sản văn phòng.
- Đảm bảo hệ thống phòng họp được vận hành hiệu quả, đầy đủ trang thiết bị và tiện ích phục vụ các cuộc họp, hội nghị.
- Kiểm tra, giám sát việc bảo trì, bảo dưỡng tài sản và cơ sở vật chất của văn phòng.

2. Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ
- Phối hợp triển khai và giám sát tổ chức các chương trình, sự kiện nội bộ của Tập đoàn: lễ khai trương, kỷ niệm, lễ tổng kết, chương trình Team building, du lịch, sinh nhật, các hoạt động văn hóa – đoàn thể…
- Đảm bảo công tác hậu cần, vật tư, truyền thông sự kiện được chuẩn bị chu đáo, chuyên nghiệp và hiệu quả.

3. Công tác đối ngoại – hành chính đặc thù
- Phối hợp làm việc với các cơ quan, ban ngành, đại sứ quán để thực hiện các thủ tục như: cấp/gia hạn visa, hộ chiếu, công văn giấy tờ liên quan đến hoạt động nhân sự nước ngoài, đối ngoại doanh nghiệp…
- Quản lý các tài liệu hành chính đặc thù và đảm bảo tính pháp lý, bảo mật theo quy định hiện hành.

Yêu cầu ứng viên

- Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị văn phòng, hành chính hoặc các ngành nghề liên quan
- Tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính hậu cần. Trong đó tối thiểu có 2 năm kinh nghiệm quản lý đội nhóm
- Kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian tốt.
- Kỹ năng quản lý nhóm và tạo ảnh hưởng tích cực cho những người xung quanh.
- Kỹ năng nắm bắt thông tin và truyền đạt thông tin
- Có năng lực về tổ chức, điều phối các sự kiện
- Thành thạo tin học văn phòng (word, excel, powerpoint)
- Am hiểu các quy trình, thủ tục hành chính.
- Tư duy logic và quyết đoán, có khả năng giải quyết vấn đề nhanh gọn.