Accounting Specialist - Account Receivable

• Provide financial services to ensure efficient, timely and accurate invoices, debt collections and accounting entries of accounts under his or her control/ Thực hiện tốt các công tác tài chính để đảm bảo việc lập hóa đơn, thu hồi công nợ và ghi sổ kế toán của các tài khoản thuộc quyền kiểm soát của mình một cách hiệu quả, kịp thời và chính xác.

• Oversight the trading/ service incomes calculation and ensure compliance with company procedures/ Giám sát việc tính toán thu nhập chiết khấu thương mại/ dịch vụ và đảm bảo tuân thủ theo thủ tục của công ty.

II. Job Accountabilities/ Trách Nhiệm Công Việc:

• Responsible for managing and maintaining the company‘s account receivable function. He/ she will handle tasks such as performing trading income & service income calculation by related departments, invoicing customers, recording payments, and reconciling accounts on the financial system. Accounts Receivable Accountants monitor outstanding invoices, follow up on overdue payments, and communicate with related departments/ customers to resolve any receivable outstanding or billing issues/ Chịu trách nhiệm quản lý và duy trì chức năng thu công nợ của công ty. Nhân viên Kế toán công nợ phải thu sẽ xử lý các nghiệp vụ như thực hiện việc tính toán thu nhập chiết khấu thương mại và dịch vụ của các bộ phận liên quan, lập hóa đơn cho khách hàng, ghi chép các khoản thanh toán và đối chiếu các tài khoản trên hệ thống kế toán. Kế toán công nợ phải thu phải kiểm tra các hóa đơn chưa thanh toán, theo dõi các khoản thanh toán quá hạn và liên lạc với các bộ phận/ khách hàng liên quan để giải quyết mọi vấn đề về công nợ hoặc hóa đơn.

• Clearly understand the terms of support, discount items in contracts with suppliers and accounts receivable/ Nắm và hiểu rõ các điều khoản về hạng mục hỗ trợ, chiết khấu trong hợp đồng với nhà cung cấp và các khoản nợ phải thu.

• Monitor and update the product department on arising and changes in support, discount items from suppliers/ Kiểm tra và cập nhật với bộ phận ngành hàng về việc phát sinh và thay đổi trong các hạng mục hỗ trợ, chiết khấu từ các nhà cung cấp.

• Monitor debt collection for support/ discount items from suppliers: send reconciliation emails, issue value-added invoices and remind suppliers when due; make income accrual booking and follow with the accuracy of outstandings on financial system/ Kiểm tra việc thực hiện thu nợ các hạng mục hỗ trợ/ chiết khấu của nhà cung cấp: gửi email đối chiếu, xuất hóa đơn giá trị gia tăng và nhắc nhà cung cấp khi đến hạn; hạch toán trích trước thu nhập và theo dõi tính chính xác các khoản nợ trên hệ thống kế toán.

• Control and synthesize receivables from suppliers: work with suppliers on debt collections such as incentive, DC support, promotion support, ATM fee, branding fee... to ensure full and timely collection/ Kiểm soát và tổng hợp các khoản phải thu từ nhà cung cấp: làm việc với nhà cung cấp liên quan đến các khoản thu công nợ như: chiết khấu thương mại, hỗ trợ phân phối tại kho trung tâm, hỗ trợ chương trình khuyến mãi, phí ATM, hỗ trợ phát triển thương hiệu… nhằm đảm bảo việc thu đủ và đúng hạn.

• Handling arising problems regarding late debt collection/ Xử lý các vấn đề phát sinh về việc thu hồi công nợ trễ.

• Well-communicate with other departments for any clarification or solving for problem/ Giao tiếp tốt với các bộ phận khác để xác định rõ hoặc giải quyết vấn đề.

• Verify and control Vendors’ master data/ Kiểm tra và kiểm soát cơ sở dữ liệu của Nhà cung cấp.

• Prepare and submit reports relating to Account Receivables/ Chuẩn bị và nộp các báo cáo liên quan tới Công nợ phải thu.

• Guide and share experience to colleagues / Hướng dẫn và chia sẻ kinh nghiệm cho đồng nghiệp.

• Propose the efficient workflows to consider and prepare Company’s policies and standard procedures relating to working position/ Đề xuất các quy trình làm việc hiệu quả và soạn thảo các chính sách và quy trình chuẩn của Công ty liên quan đến vị trí đang làm việc.

• Store the documents/ data filling fully and completely according to company regulations/ Lưu trữ hồ sơ chứng từ/ dữ liệu một cách đầy đủ và hoàn tất theo quy định của công ty.

• Other tasks are as assigned by line manager or above/ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý trực tiếp hoặc cấp trên.

III. Job Requirements/ Yêu Cầu Công Việc:

• Preference to Bachelor’s degree in Accounting/Auditing/Finance or related field/ Ưu tiên có bằng cử nhân về Kế toán/Kiểm toán/Tài chính hoặc lĩnh vực có liên quan.

• Preference to over 3 years relevant working experience/ Ưu tiên có trên 3 năm kinh nghiệm làm việc liên quan.

• Good experience and knowledge in accounting operations/ Có kinh nghiệm và hiểu biết tốt về nghiệp vụ kế toán.

• Able to work independently, possess a high level of responsibility and commitment/ Có khả năng làm việc độc lập, có tinh thần trách nhiệm và cam kết cao.

• Able to work under high pressure and tight deadline/ Có khả năng làm việc dưới áp lực công việc và thời gian chặt chẽ.

• Good communication skills, resourceful with positive working attitude/ Kỹ năng giao tiếp tốt, tháo vát và thái độ làm việc tích cực.

• Read and written English skills. Familiar with Microsoft Office, spreadsheets and accounting systems/software/ Có kỹ năng đọc và viết tiếng Anh. Quen thuộc với Microsoft Office, các bảng tính và hệ thống/phần mềm kế toán.