Office Administrative Collaborator

Với vai trò là người hậu phương đáng tin cậy, bạn sẽ đồng hành cùng đội ngũ trong việc đảm bảo các hoạt động hành chính – vận hành – đời sống văn phòng được diễn ra trôi chảy, đúng hạn và chỉn chu, mang lại trải nghiệm làm việc tích cực cho toàn công ty. 

• Thực hiện và quản lý công việc hành chính của team theo đúng quy định và timeline: tổng hợp yêu cầu, hỗ trợ xử lý hồ sơ, thanh toán chứng từ...

• Theo dõi, đánh giá và phối hợp xử lý các hoạt động dịch vụ & cơ sở hạ tầng nội bộ liên quan đến khu vực mình phụ trách (thiết bị văn phòng, không gian làm việc, nhà cung cấp...)

• Theo dõi và xử lý các sự cố vận hành, đảm bảo khu vực được phân công luôn trong trạng thái sẵn sàng phục vụ.

• Sắp xếp lịch trình công tác trong và ngoài nước: đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển, nhà hàng…

• Đảm bảo trải nghiệm công tác thuận tiện, tiết kiệm và chuyên nghiệp cho nhân viên.

• Phối hợp với bộ phận Nhân sự để cập nhật và truyền thông các chính sách nội bộ đến nhân viên mới và hiện tại.

• Hướng dẫn tuân thủ quy định công ty một cách rõ ràng và nhất quán.

• Đóng vai trò kết nối & chăm sóc đội ngũ thông qua việc tổ chức và hỗ trợ các chương trình:

• Team building, Year End Party, các dịp lễ Tết, sinh nhật, bữa ăn nhẹ hằng ngày…

• Hỗ trợ các quản lý và trưởng nhóm (PMs) trong việc xử lý một số vấn đề phát sinh liên quan đến hành chính.

• Hỗ trợ các Trưởng nhóm/Quản lý dự án trong việc xử lý nhanh các vấn đề hành chính thường nhật.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Admin Leader hoặc trưởng bộ phận.

Yêu cầu

• Có tối thiểu 1.5 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính văn phòng, ưu tiên trong môi trường công ty công nghệ hoặc có quy mô >100 nhân sự.

• Ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp, năng lượng tích cực.

• Thành thạo tin học văn phòng (MS Office: Word, Excel, PowerPoint), sử dụng tốt các hệ thống quản lý nội bộ (e-Form, ERP...) và tiếng Anh đọc–viết tốt.

• Cẩn thận – trách nhiệm, có kỹ năng giao tiếp rõ ràng, xử lý tình huống linh hoạt và hướng đến kết quả.

• Có tinh thần chủ động, tư duy tích cực, phối hợp hiệu quả trong môi trường làm việc nhóm.

• Quản lý thời gian tốt, làm việc độc lập hiệu quả, cam kết đồng hành lâu dài với tổ chức.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm hoặc đam mê tổ chức các hoạt động văn hóa – kết nối nội bộ.