Chuyên Viên Cao Cấp, Quản Lý Mua Sắm & Hợp Đồng (Làm Việc Tại Hà Nội)

Trách nhiệm chính:

Hỗ trợ mua sắm:

• Hỗ trợ toàn bộ quy trình mua sắm để đáp ứng các yêu cầu của dự án, bảo trì và vận hành, đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty và các thông lệ tốt nhất trong ngành.

• Nghiên cứu thị trường để xác định các nhà cung cấp tiềm năng phù hợp và đàm phán giá cả và điều khoản cạnh tranh.

• Tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình đấu thầu, bao gồm chuẩn bị hồ sơ mời thầu, phát hành yêu cầu đề xuất (RFP), đánh giá và chuẩn bị đề xuất trao thầu, đồng thời quản lý giao tiếp với nhà cung cấp.

• Duy trì cơ sở dữ liệu về các nhà cung cấp đã được phê duyệt, đảm bảo thông tin chính xác và cập nhật.

Hỗ trợ quản lý hợp đồng:

• Hỗ trợ soạn thảo, xem xét và đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp.

• Duy trì hồ sơ và cơ sở dữ liệu hợp đồng, đảm bảo tất cả tài liệu được lưu trữ đúng cách và dễ dàng truy cập.

• Theo dõi và báo cáo về hiệu quả hợp đồng, leo thang các vấn đề khi cần thiết.

• Các nhiệm vụ hành chính trước và sau hợp đồng.

Quản lý PR & PO:

• Xem xét và xử lý Yêu cầu Mua hàng (PR) từ các bộ phận nội bộ, đảm bảo rằng tất cả các phê duyệt cần thiết đều được thực hiện.

• Chuẩn bị, phát hành và theo dõi Đơn đặt hàng (PO) dựa trên PR đã được phê duyệt, đảm bảo rằng các chi tiết là chính xác và phù hợp với các điều khoản đã thỏa thuận.

• Phối hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp và các bên liên quan nội bộ để đảm bảo giao hàng hàng hóa và dịch vụ kịp thời.

• Đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy trình mua sắm nội bộ.

• Hỗ trợ phát triển các cải tiến quy trình liên tục thông qua phân tích thường xuyên các hoạt động mua sắm.

Quản lý quan hệ nhà cung cấp:

• Thiết lập và duy trì mối quan hệ hiệu quả với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo quy trình mua sắm diễn ra suôn sẻ.

• Hỗ trợ đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và cung cấp phản hồi để cải thiện việc cung cấp dịch vụ.

• Đánh giá năng lực, chất lượng và giá cả của nhà cung cấp để đảm bảo giá trị tốt nhất cho tổ chức.

• Quản lý và xác thực lại việc sơ tuyển nhà cung cấp.

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực, lâu dài với các nhà cung cấp để thúc đẩy sự hợp tác và đảm bảo độ tin cậy.

• Thực hiện kiểm tra thẩm định kỹ lưỡng đối với các nhà cung cấp lớn hoặc ưu tiên để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính bền vững của quan hệ đối tác lâu dài.

• Tạo và giới thiệu các nhà cung cấp mới khi cần thiết, đảm bảo tuân thủ các chính sách nội bộ và bên ngoài.

• Giải quyết mọi vấn đề hoặc lo ngại liên quan đến nhà cung cấp liên quan đến việc giao hàng, chất lượng hoặc giá cả, đảm bảo giải quyết kịp thời.

Hỗ trợ hành chính:

• Đóng vai trò là điểm liên lạc chính (PIC) cho tất cả các hệ thống liên quan đến mua sắm, đảm bảo tích hợp và vận hành suôn sẻ.

• Phối hợp với Bộ phận Mua sắm Singapore để tinh chỉnh các quy trình mua sắm, xác định và thực hiện các cải tiến tối ưu hóa chức năng hệ thống.

• Quản lý việc quản trị liên tục các hệ thống mua sắm, đảm bảo tính chính xác, nhất quán và phù hợp với các mục tiêu kinh doanh.

• Duy trì hồ sơ chính xác và có tổ chức về các hoạt động quản lý mua sắm và hợp đồng.

• Chuẩn bị và cập nhật tài liệu mua sắm và hợp đồng khi cần thiết.

• Hỗ trợ nhóm mua sắm với các nhiệm vụ và nhiệm vụ hành chính chung khi cần thiết.

• Phối hợp chặt chẽ với các nhóm dự án và nhóm phát triển kinh doanh để khám phá các cơ hội tiết kiệm chi phí, chẳng hạn như mua số lượng lớn, nhà cung cấp thay thế hoặc cải tiến quy trình.

• Xác định các cơ hội để tối ưu hóa chi tiêu mua sắm mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc tiêu chuẩn dịch vụ.

• Theo dõi và giải quyết kịp thời mọi sự khác biệt hoặc vấn đề chất lượng với nhà cung cấp, đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn của tổ chức.

• Đảm bảo tuân thủ tất cả các yêu cầu pháp lý và quy định hiện hành liên quan đến hoạt động mua sắm.

• Cung cấp các báo cáo thường xuyên về hoạt động mua sắm, hiệu suất của nhà cung cấp và tiết kiệm chi phí cho ban quản lý cấp cao.

• Thực hiện phân tích dữ liệu để theo dõi hiệu suất mua sắm và xác định các xu hướng, rủi ro tiềm ẩn và cơ hội cải tiến.